Resumo: Estabelece as condições a observar na transposição dos ficheiros informáticos produzidos pelos programas de facturação para suportes electrónicos não regraváveis, destinados a substituir, para efeitos fiscais, os respectivos arquivos em papel

As tecnologias de informação e os avanços da electrónica permitem que a informação que actualmente circula e é arquivada em papel possa ser feita através de processos informatizados e desmaterializados.
A utilização destas tecnologias em substituição dos suportes documentais em papel constitui um meio através do qual, no âmbito do Programa de Simplificação Administrativa e Legislativa, designado SIMPLEX, se procura promover e contribuir para a redução dos encargos administrativos e dos custos de contexto.
Neste sentido, foi alterado o Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, de modo a permitir que as facturas ou documentos equivalentes, os talões de venda, ou quaisquer outros documentos com relevância fiscal, desde que processados por computador, possam ser arquivados em suporte electrónico.
Para o efeito, são agora estabelecidas as condições a observar na transposição dos ficheiros informáticos produzidos pelos programas de facturação para suportes electrónicos não regraváveis, destinados a substituir, para efeitos fiscais, os respectivos arquivos em papel.
Assim:
Manda o Governo, pelo Ministro do Estado e das Finanças, nos termos do n.º 7 do artigo 52.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 394-B/84, de 26 de Dezembro, abreviadamente designado Código do IVA, o seguinte:

Artigo 1.º
Objecto
As facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, exigíveis pelo Código do IVA e emitidos de acordo com o disposto no artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de Junho, com as alterações nele introduzidas, podem ser arquivados em suporte electrónico.
 

Artigo 2.º
Registo dos documentos arquivados
1 - Os documentos referidos no artigo anterior devem ser registados sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício.
2 - As operações devem ser executadas com rigor técnico necessário à obtenção de imagens perfeitas e legíveis dos documentos originais, sem perda de informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou em outro suporte electrónico.
 

Artigo 3.º
Plano de arquivo
1 - Cada suporte deve conter um ficheiro com a lista dos documentos aí registados.
2 - O ficheiro deve:
a) Apresentar a denominação «índice.xml»;
b) Ter o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro de auditoria informática, definido por portaria do Ministro das Finanças;
c) Conter os grupos de informação constantes da portaria referida na alínea anterior, designadamente, «Cabeçalho», «Clientes», «Regimes de IVA», «Documentos comerciais» e «Produtos/serviços».
3 - Quando as facturas ou talões de venda relativos ao mesmo período de arquivo não sejam todas registados no mesmo suporte, no grupo de dados «Cabeçalho», o campo «Comentários adicionais» deve ser preenchido com o período a que respeitam.
4 - Os ficheiros das imagens devem ser denominados ou organizados por forma a permitir procurar a imagem de um documento através da sua identificação, conforme o que se encontrar preenchido nos campo «Tipo de documento» e «Número de documento de venda» do grupo de dados «Documentos comerciais».
 

Artigo 4.º
Integridade e legibilidade
1 - Os sistemas informáticos que emitam documentos fiscalmente relevantes devem possuir imagens que garantam a sua autenticidade e ser colocadas num suporte electrónico, com um número sequencial que as identifique.
2 - Durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os suportes de imagem devem garantir a impossibilidade de se efectuar uma nova gravação no suporte que substitua o original, bem como de perda de informação e ou alteração das imagens nele contidas.
 

Artigo 5.º
Suportes electrónicos
Os suportes electrónicos, nomeadamente o disco compacto de leitura (CD-ROM) ou o disco versátil digital (DVD-ROM), devem conter, obrigatoriamente, um número de série, alfabético, numérico ou alfanumérico, que os identifique, atribuído pelo fabricante do suporte.
 

Artigo 6.º
Cópias de segurança
1 - Os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança do suporte electrónico.
2 - Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias de modo a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.

Artigo 7.º
Conservação do arquivo
Os suportes e as respectivas cópias de segurança devem ser mantidos nos termos e prazo previstos no artigo 52.º do Código do IVA.

Artigo 8.º
Valor probatório dos documentos arquivados
As reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos a que se refere o artigo 1.º têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos documentos originais, desde que verificadas as seguintes condições:
a) Tenham sido observadas as disposições relativas aos requisitos de integridade e legibilidade nos suportes de onde são extraídas;
b) Permitam a leitura clara e inequívoca da informação.

Artigo 9.º
Acesso à informação arquivada
1 - Os sujeitos passivos devem facultar à administração tributária, no exercício da acção de inspecção, cópias dos respectivos suportes, reproduções legíveis em papel dos documentos arquivados, bem como permitir a realização de quaisquer tipo de análises e ou pesquisas ao arquivo a que se refere o artigo 1.º
2 - Para efeitos do disposto no número anterior, devem os sujeitos passivos assegurar a disponibilidade do equipamento que serviu para gravação dos seus documentos e de pessoal técnico habilitado para manuseamento do sistema utilizado.

O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos, em 7 de Setembro de 2007.